Estoy seguro que muchos de nosotros, en mayor o menor medida, hemos oído hablar sobre los sistemas de planificación de recursos empresariales o mas conocidos por sus siglas en inglés ERP (Enterprise Rosource Planning) pero realmente… ¿Cuantos sabemos que son, para que sirven o hasta que punto son útiles para la empresa?

Para definirlo de una manera general, podemos decir que un ERP es un software que se encarga de monitorizar lo que sucede en la empresa, controlando los flujos de información que se generan en varios departamentos.

Dicho así parece algo sencillo pero no lo es.

Al igual que un empresa está formada por varios departamentos, un ERP está compuesto por varios módulos que gestionan esos diferentes departamentos, por ejemplo están los FRM (Finance resource management), SCM (Supply chain management), HRM (Human resource management), CRM (Customer relationship management), MRP (Manufacturing resource planning),…

Ya no parece tan sencillo ¿verdad?

(En otra entrada escribiremos un poco sobre cada uno de ellos para explicarlos con calma, pero ahora vamos a centramos en su conjunto)

La mayor ventaja de los ERP reside en que trabajan con una base de datos común, lo que permite que la modificación de la situación de un departamento (por ejemplo la venta de un producto) se vea reflejada al momento en el resto de departamentos de la empresa (en este caso se genera la factura de manera automática, se actualiza el inventario con la nueva situación y si es necesario, se procede con el pedido de material para realizar un nuevo producto), mejorando la capacidad de gestión, la comunicación y así agilizando los procesos productivos y la toma de decisiones.

Como podemos ver, este tipo de software nos proporcionan una serie de ventajas muy importantes a la hora de gestionar la empresa:

  • Optimización de los procesos empresariales.
  • Acceso a la información.
  • Comunicación interdepartamental
  • Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
  • Prevención de posibles incidencias.
  • Ahorro de tiempo y costes.

Podemos resumir todo esto diciendo que un ERP esa una herramientas mas de las que dispone la empresa para mejorar su productividad, ayudándola en las tareas de administración y de automatizando sus procesos.

Pero no todo es perfecto en el mundo de los ERP, también tienen sus inconvenientes.

Para instalar correctamente este tipo de software y obtener de él el máximo beneficio es necesario definir claramente los requisitos para su implantación. Hemos de analizar la situación de la empresa, los departamentos que queremos monitorizar, los objetivos que queremos conseguir, su flexibilidad y capacidad de trabajo acorde a las necesidades de la empresa, la dirección que pretendemos seguir en cuanto a sus funciones y el futuro en general de la empresa de cara a futuras ampliaciones.

También es importante mencionar que los ERP, independientemente del software que decidamos sea el mas adecuado para nuestra empresa, ya que hay varias marcas en el mercado, no suelen ser baratos. Es cierto que su rentabilidad está mas que demostrada si se implantan de la manera correcta, y que a día de hoy se dan grandes facilidades a las empresas facilitando su comprar e implantación, principalmente gracias a las ventajas que da la nube, pero el desembolso inicial para una mediana o pequeña empresa que pretende comenzar con esta metodología de trabajo suele ser muy considerable.

Ya por último mencionar que comenzar a trabajar con un ERP no es fácil, conlleva cambios importantes en la estructura de la empresa, procesos de formación para los empleados y en sus comienzos puede acarrear una serie de problemas que la empresa debe estar dispuesta a asumir y corregir para poder evolucionar.

Por todo esto es muy importante valorar la necesidad que se tiene de instaurar este tipo de software y valorar si se está capacitado para asumir el gasto que conlleva y las consecuencias iniciales de su implantación.

Muchas gracias por vuestro tiempo.

Los ERP
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