En los tiempo que vivimos hoy en día y con la trayectoria que están siguiendo las actuales empresas, cualquier empleado con un puesto de cierta relevancia va a tener que enfrentarse en algún momento de su carrera a una reunión laboral, y de él mismo dependerá saber sacarle provecho y prosperar o salir de ella con un mal resultado.

Una reunión es una herramienta de trabajo mediante la cual las partes implicadas, a través de una comunicación directa, tratan de conseguir unos objetivos concretos.

Según esta definición, para que una reunión sea eficaz se deben cumplir una serie de objetivos que se mencionan a continuación.

Producción de resultados: Cada una de los asistentes deben presentar ideas, posibles soluciones e información sobre como actuar para aplicar estas soluciones de una manera que resulten beneficiosas para todos los implicados.

Relación personal: Es importante tener en cuenta que en una reunión todas las partes se mueven por algún tipo de interés, por lo que es muy importante saber situarse en la posición de todos los implicados.

Una buena organización: Dentro de este objetivo se incluye la información de la que se dispone, las pautas a seguir, el enfoque de los diferentes puntos de la reunión y, en resumen, todo aquello q
ue nos permita mantener el control de la reunión en todo momento.

Básicamente podemos resumir la finalidad de cualquier tipo de reunión en dos conceptos:

  •  – Alcanzar unos objetivos comunes mediante la toma de decisiones tras llegar a un consenso.
  • – Compartir  las responsabilidades sobre cada una de las decisiones tomadas.

Pero toda reunión tiene una serie de ventajas e inconvenientes. Dentro de la parte positiva de las mismas se puede destacar que ayudan a fomentar el trabajo en equipo mejorando la motivación de los implicados y consiguen que las decisiones no se conviertan en un tema personal, con lo que se elimina la presión y el miedo al fracaso de los implicados, pero por el contrario, dentro de la parte negativa hay que mencionar la perdida de tiempo en preparar los temas a tratar y los posibles enfrentamientos personales que se pueden producir al tener ciertas discrepancias en algunos temas.

Hablemos ahora sobre las partes de una reunión y como desarrollarlas de la mejor manera posible.

Preparar la reunión: 

En esta fase entran varios conceptos, como la fecha y hora mas oportuna para realizarlas, los objetivos que se esperan conseguir con ellas, las personas que van a participar, la información previa para los asistentes, la orden del día, la metodología a seguir y los medios que se van a emplear para desarrollarla. Cuanto mejor elección hagamos sobre estos conceptos mejor se desarrollará la reunión, y en el caso de tratarse de una negociación, mejores resultados obtendremos.

El comienzo:

Es muy importante saber preparar los primeros minutos de una reunión por lo que vamos a mencionar las principales pautas a seguir.

  • Ser puntual, de esa forma no se perjudicará a los participantes que llegan a la hora especificada ni se beneficiará a los impuntuales.
  • Se ha de crear un clima positivo desde el primer minuto.
  • Si hay alguien que no suele acudir a este tipo de reuniones es importante presentarlo ante el resto de una manera correcta para garantizar que no sea discriminado.
  • Es recomendable saludar a todo el mundo de una manera directa y personal antes de empezar cualquier tipo de reunión para conseguir una mayor empatía.
  • Es muy importante el comportamiento y la forma de actuar. Mejor no dejarse llevar por la improvisación y preparar un comienzo que introduzca a los asistentes y llame su atención.

Objetivos y métodos:

Una ventaja importante a la hora de comenzar una reunión es presentar los objetivos que se desean cumplir. De esta manera se consiguen evitar las falsas expectativas y centrar a los asistentes en los temas a tratar. También es importante anunciar los métodos que se van a llevar a cavo para valorar el mas adecuado según las decisiones tomadas.

Desarrollo:

Cuando la reunión ya se está desarrollando hemos que tener en cuenta varios factores:

  • Procurar que la reunión sea dinámica y que participen todos los implicados.
  • Mantener el control en todo momento.
  • Escuchar y observar la actitud de todos los participantes.
  • Discutir los temas en profundidad.
  • Ceñirse al orden del día
  • Resumir cada fase y especificar cada decisión.
  • Establecer los mejores planes de acción.

Conclusión:

A la hora de concluir la reunión trataremos de que las decisiones tomadas queden lo mas claras posibles para todos los participantes. Para ello haremos un pequeño resumen de estas decisiones y nombraremos un responsable para cumplirlas, fijaremos una fecha para una nueva reunión en la que valoraremos los resultados y agradeceremos la asistencia y la participación a todos los participantes.

            Las reuniones las podemos clasificar en función a varios criterios, pero posiblemente el principal sea por su objetivo, según el cual se pueden clasificar en informativas, en las que solamente se pretende comunicar o transmitir información y deliberativas, en las que se pretende planear o tomar decisiones sobre alguna actividad de la empresa.

Factres de éxito:

Ya por último vamos a mencionar los principales factores de éxito de toda buena reunión.

  • Conseguir el interés.
  • Hacer participar al todos los asistentes.
  • Mantener el control de la misma.
  • Conseguir compromisos.

Con esta información y siguiendo los pasos adecuados, podemos garantizar que en cualquier reunión que preparemos conseguiremos el resultado esperado.

Muchas gracias por vuestro tiempo.

Como preparar una reunión para conseguir un buen resultado

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